Datenschutz

Kinder – Demenz und Tiere e. V. (kurz: KiDeTi e. V.)

Informationen bei Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 EU DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seines Vertreters

Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit. a) DS-GVO ist

Kinder – Demenz und Tiere e. V. (kurz: KiDeTi e. V.)

Kuckucksleegde 3 A

26629 Großefehn-Felde

Tel.: 0173-2090392

E-Mail: info@KiDeTi.de 

Vorstand 

Vorsitzende: Frau Bärbel Hommel

Stellv. Vorsitzender: Herr Peter Henke

Schatzmeisterin: Christin Ritschel

Beisitzerin: Sarah Tappe 

Schriftführer: Jens-Uwe Gehrke

2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Bei einem Verein können je nach Ausrichtung ganz verschiedene Zwecke, für die personenbezogene Daten verarbeitet werden, anfallen. Jeder Zweck ist hierbei gesondert aufzunehmen. Auch ist für jeden Zweck gesondert die Rechtsgrundlage der Verarbeitung anzugeben. 

Rechtsgrundlagen für Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten durch KiDeTi e. V. sind:

Art. 6 Abs. lit. a) DS-GVO: Einwilligung der betroffenen Person:

Bei der Verwendung von personenbezogenen Daten, wie beispielsweise Name, Funktion, Anschrift, Telefonnummer(n), E-Mail Adresse, Bildern im Internet (Socialmedia & Homepage von KiDeTi e. V. – www.kideti.de) oder Printmedien zum Zwecke der Information und/oder Werbung für KiDeTi e. V.

Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO: bei Datenverarbeitungen zur Erfüllung des Mitgliedsvertrags/Satzung

Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung und Mitgliederpflege, insbesondere zum Erstellen der

Mitgliederausweise, zur Erhebung und Abrechnung von Mitgliedsbeiträgen, einschließlich des Mahnwesens sowie einschließlich der erteilten SEPA-Mandate zum Lastschrifteinzug, zum Erstellen und Versenden von Informationen im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft, wie der

Erstinformation nach Aufnahme in den Verein oder Informationen über Veranstaltungen des Vereins, dem Versenden von Beitragsrechnungen, Zuwendungsbescheinigungen, Versenden von Einladungen zur Mitgliederversammlung und den dazugehörigen Informationen, dem Versenden entsprechender Niederschriften sowie dem Versenden von Informationen an die Mitglieder über Vereinsaktivitäten (Projekte, Ausstellungen, Schulungen, Veröffentlichungen etc.) sowie Informationen zur Erfüllung des Satzungszwecks des Vereins (Aufklärung der Öffentlichkeit, Presse- und Öffentlichkeitarbeit).

Darüber hinaus kann eine Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten auch gem. Art. 6 Abs. lit. f) DS-GVO bei Datenverarbeitungen zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins zulässig sein.

KiDeTi e. V. verarbeitet die folgenden personenbezogene Daten:

• Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail

Adresse, Telefonnummer(n).

Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.

• Zum Zwecke der Beitragsverwaltung wird die Bankverbindung verarbeitet soweit ein SEPALastschriftmandat erteilt wurde sowie weitere Daten wie Datum und Höhe des Zahlungseingangs, offene Forderungen, Mahnungen und Mahngebühren, Stundungen, Teilzahlungsvereinbarungen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.

• Zum Zwecke der Außendarstellung werden Fotos der Mitglieder/von Veranstaltungen auf der Vereinswebseite www.kideti.de  und /oder in Sozialen Medien, wie der KiDeTi e. V. WhatsApp Gruppe oder der KiDeTi Facebook Seite veröffentlicht, wenn das Mitglied dazu zuvor, schriftlich und freiwillig seine Einwilligungserklärung abgegeben hat.

Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit a) DS-GVO (vorherige, schriftliche, freiwillige Einwilligung der Betroffenen)

• Zum Zwecke der Eigenwerbung von KeDeTi e. V. werden Informationen und ggf. auch

Werbung an die E-Mail-Adresse / Anschrift der Mitglieder versendet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs.   lit. f) DS-GVO.

3. Berechtigte Interessen von KiDeTi e. V. 

Berechtigte Interessen eines Vereins spielen immer dann eine Rolle, wenn der Verein bestimmte Daten verarbeiten möchte, diese Daten jedoch weder für die Erfüllung des Mitgliedsvertrags/Satzung benötigt werden, noch eine Einwilligung der Vereinsmitglieder in die entsprechende Datenverarbeitung vorliegt. 

Die berechtigten Interessen von KiDeTi e. V. können sein:

• KiDeTi e. V. behält sich vor, ohne vertragliche oder sonstige Verpflichtung auf freiwilliger

Basis Mitgliederlisten an einen Dachverband zu übermitteln. Sollte dies der Fall sein, wird KiDeTi e. V. das konkrete Interesse im Rahmen der Mitgliedschaft im konkreten Dachverband den Mitgliedern von KiDeTi e. V. schriftlich mitteilen. Aktuell ist KiDeTi e. V. nicht Mitglied in einem Dachverband, strebt eine solche Mitgliedschaft jedoch mittelfristig an. 

• KiDeTi e. V. hat ein berechtigtes Interesse daran, als Gegenleistung im Rahmen des Sponsorings an die Sponsoren, wie beispielsweise alsa-hundewelten und DEVK den Namen, die Adressen sowie die E-Mail-Adresse der Mitglieder zum Zwecke der Werbung zu übermitteln bzw. um etwaige ausgelobte Vergünstigungen der Mitglieder bei den Sponsoren (Rabatte) zu ermöglichen. Das Vereinsmitglied kann dieser Übermittlung jederzeit widersprechen; im Falle eines Widerspruchs werden seine personenbezogenen Daten auf der zu übermittelnden Liste geschwärzt. 

• KiDeTi e. V. hat ein berechtigtes Interesse daran, personenbezogene Daten Dritter, die dem Verein bekannt sind (beispielsweise den Beteiligten der KiDeTi Projekte, Angehörige der Sozialeinrichtungen, Teilnehmer an den Projekten (wie beispielsweise Schüler, Eltern, Lehrern), zum Zwecke der Eigenwerbung zu verarbeiten.

4. Empfänger der personenbezogenen Daten

Im Rahmen der erteilten SEPA-Lastschriftverfahren werden die entsprechenden Bankdaten der teilnehmenden Mitglieder an die Sparkasse Aurich zur Durchführung des SEPA-Lastschriftverfahrens übermittelt.

Darüber hinaus übermittelt KiDeTi e. V. derzeit keine personenbezogenen Daten an Dritte. Sollte eine Übermittlung geplant, notwendig werden und zulässig sein, wird KiDeTi e. V. im Vorfeld die Betroffenen (vor allem die Mitglieder) darüber informieren und insbesondere auf das Recht des jederzeitigen Widerspruchs hinweisen. Eine zukünftige Übermittlung bestimmter personenbezogener Daten der Mitglieder könnte notwendig werden durch die mittelfristig geplante Mitgliedschaft in einem Dachverband oder durch den Abschluss von Kooperationsverträgen mit anderen juristischen Personen (Vereinen/Sozialeinrichtungen/Sozialträgern) im Rahmen der Erfüllung der satzungsmäßigen Zwecke von KiDeTi e. V. Eine zukünftige Übermittlung könnte zudem im Rahmen des Sponsorings erfolgen (siehe zuvor Punkt 3, letzter Absatz).

5. Drittlandstransfer

Besteht die Absicht des Vereins, personenbezogene Daten der Mitglieder an ein Drittland zu übermitteln (z.B. im Rahmen der Cloud-Mitgliederverwaltung erfolgt die Speicherung in den USA), so ist hierauf hinzuweisen.

KiDeTi e. V. übermittelt plant oder beabsichtigt keinen Drittlandtransfer. 

6. Speicherdauer

Der Verein hat anzugeben, wie lange er welche Daten aufbewahrt. Grundsätzlich müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Daher ist je nach Zweck der Erhebung die Speicherdauer gesondert anzugeben.

• Die für die Daten Mitgliederverwaltung notwendigen Daten (Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail Adresse, Telefonnummer(n), Bankdaten im Rahmen des SEPALastschriftmandats) werden 2 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht.

• Die für die die Beitragsverwaltung notwendigen Daten (Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum,

E-Mail Adresse, Telefonnummer(n), Bankdaten im Rahmen des SEPA-Lastschriftmandats, Datum der Zahlungseingänge, Höhe der Zahlungseingänge, Daten im Rahmen des Mahnverfahrens, Stundung, Teilzahlungsvereinbarungen) werden nach 10 Jahren gelöscht.

• Die IP-Adressen, die beim Besuch der Vereinswebseite www.kideti.de gespeichert werden, werden nach 30 Tagen gelöscht.

• Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht.

7. Betroffenenrechte

Dem Vereinsmitglied stehen folgende Rechte zu: 

Auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) 

sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) 

oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) 

oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.

Das Vereinsmitglied hat das Recht, seine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Dem Vereinsmitglied steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

Die für KiDeTi e. V. zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Beauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit beim Land Niedersachsen:

Adresse: Prinzenstraße 5, 30159 Hannover

Telefon: 0511 1204500

Web: www.lfd.niedersachsen.de

8. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Üblicherweise erfolgt bei KiDeTi e. V. die Bereitstellung der Daten für den Vertragsabschluss (Mitgliedsantrag/Satzung).  Sollte darüber hinaus die Bereitstellung gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben sein, so ist hierauf – sowie zusätzlich auf die Folgen einer Nichtbereitstellung – hinzuweisen. 

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KiDeTi e. V. möchte sich möglichst vorbildlich hinsichtlich des Datenschutzes verhalten und weist daher alle Betroffenen ergänzend auf die folgenden Ausführungen hin:

Allgemeine Informationen zur Informationspflicht von Vereinen (Quelle: Datenschutz im Verein nach DS-GVO, Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit, Baden-Württemberg, abrufbar unter folgendem Link: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wpcontent/uploads/2018/05/Praxisratgeber-f%C3%BCr-Vereine.pdf

Wie und wo muss der Verein seinen Informationspflichten nachkommen?

Jeder Verein hat aus Gründen der Transparenz umfassend darüber zu informieren, wie die personenbezogenen Daten der Mitglieder (oder Dritter) verarbeitet werden. Hierfür hat der Verein zum Zeitpunkt der Erhebung (z. B. im Mitgliedsantrag) sämtliche Informationspflichten des Art. 13 DS-GVO mitzuteilen.

Was muss rein?

• Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie ggf. seines Vertreters

• Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten*

• Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

• Berechtigte Interessen i. S. d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO

• Empfänger oder Kategorien von Empfängern 

• Absicht von Drittlandtransfer sowie Hinweis auf (Fehlen von) Garantien zur Datensicherheit

• Speicherdauer der personenbezogenen Daten

• Belehrung über Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der  Verarbeitung, Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung)

• Hinweis auf jederzeitiges Widerrufsrecht der Einwilligung

• Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde

• Pflicht zur Bereitstellung der Daten

• Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling* 

Ist es ausreichend, wenn der Verein die Datenschutzhinweise auf seine Webseite stellt und das Mitglied etwa bei Abschluss eines Mitgliedvertrages einfach darauf verweist?

Nein. Dem Gebot der leichten Zugänglichkeit i. S. d. Art. 12 Abs. 1 S.1 DS-GVO entspricht es, die Informationen so bereitzustellen, dass die betroffene Person sie im Zusammenhang mit der Datenerhebung ohne Medienbruch entgegennehmen kann. Wird das Beitrittsformular also von Hand ausgefüllt, so sind dem Mitglied die Informationen nach Art. 13 DS-GVO auch in Schriftform auszuhändigen bzw. vorzulegen. Ein Hinweis, dass die Informationen auf der Webseite hinterlegt sind, reicht daher nicht aus. Dennoch ist es sinnvoll, die Informationen zusätzlich auf der Webseite zur Verfügung zu stellen, denn auf diese Weise können auch die Bestandsmitglieder Kenntnis hiervon erlangen.

Müssen die Informationspflichten des Art. 13 DS-GVO für bereits nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erfolgte Datenerhebungen nachgeholt werden?

Nein. Bei bereits erfolgten Datenerhebungen (von Altmitgliedern) nach dem BDSG sind die

Informationspflichten des Art. 13 DS-GVO nicht zu erfüllen bzw. nachzuholen. Erst für

Datenerhebungen ab dem 25. Mai 2018 bzw. wenn bei Bestandsmitgliedern weitergehende Datenerhebungen/Änderungsmitteilungen erfolgen, sind die Informationspflichten zu erfüllen.

* Anmerkung: Dies Voraussetzungen hierzu liegen bei KiDeTi e. V. nicht vor und sind daher für KiDeTi e. V. aktuell nicht relevant, daher erfolgen dazu auch keine gesonderten Hinweise.